Certificado Digital passa a ser exigido de empresas com mais de 5 empregados.

A exigência de certificação digital — que confirma a autenticidade de documentos e declarações virtuais — vai ser ampliada. As empresas optantes do Simples com mais de cinco empregados precisarão de um cartão ou token especial para apresentar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (Gfip). Sem a certificação, enviar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo ficará mais difícil.

A certificação, que serve como uma assinatura eletrônica, promete dar mais segurança ao envio dos dados, mas é alvo de reclamações devido ao custo que a acompanha — R$ 135 a R$ 515, dependendo do modelo escolhido e do tempo de validade. A exigência da presença do empresário em um posto de atendimento para a emissão do certificado também dá dor de cabeça a quem precisa do documento.

De acordo com a Receita Federal, a crescente utilização da certificação digital é fruto da utilização massiva de documentos em formato digital e da necessidade de garantir juridicamente sua validade, integridade e autenticidade. O Fisco considera que a certificação é benéfica por melhorar seus controles; dar mais agilidade às empresas; e garantir os direitos dos cidadãos no mundo digital.

O prazo para a adoção do certificado digital pelas empresas do Simples foi estabelecido pelo governo em agosto do ano passado. As primeiras que tiveram de se adequar à medida, até 31 de dezembro de 2015, foram as com mais de dez empregados. Em seguida, em janeiro, foi a vez das que têm mais de oito. A próxima etapa ocorrerá em janeiro de 2017 e afetará empresas com mais de três pessoas.

Iágaro Jung Martins, subsecretário de Fiscalização da Receita, defende a certificação digital e ressalta que os empresários tiveram quase um ano para se preparar. Ele ressalta que o mecanismo dá mais garantia ao empregador e ao empregado.

— Essas informações da Gfip são de altíssima relevância e terão efeito daqui a 30 anos. Com a certificação, não há como negar a autenticidade desses dados. Ou seja, isso dá segurança jurídica. São informações importantes para quando o trabalhador, por exemplo, se aposentar.

Para obter o certificado digital, o empresário precisa ir a um ponto de atendimento de uma empresa certificadora — Correios, Certsign, Serasa Experian, DocCloud, entre outras — com documentos pessoais e da empresa. O processo é presencial. Se por um lado isso dá mais segurança, uma vez que dificulta a possibilidade de fraude, por outro, é apontado como um empecilho para emissão, já que depende do deslocamento do empresário. Se a empresa tiver mais de um sócio responsável por ela no contrato social, ambos terão de estar presentes para a emissão do certificado.

Mais segurança 

Até esta quinta-feira, as empresas que não tinham certificado digital entravam no site da Caixa, preenchiam os dados emitiam a Gfip para pagá-la no banco. É um processo que poderia ser feito por qualquer um e mais suscetível a fraudes. Com a certificação, que garante a identidade da empresa e de seu responsável no meio on-line, o acesso só é permitido com a senha do certificado digital. O próprio empresário pode fazer esse procedimento ou dar uma procuração eletrônica a seu contador para que ele o faça.

— Quando o empresário entra na página da Caixa, por exemplo, insere sua senha e faz a sincronia entre sua chave privada e a pública. E nenhum hacker consegue quebrar isso de forma rápida. Temos estudos que indicam, que uma chave com 256 bytes demoraria um ano para ser quebrada. Trabalhamos hoje com 2.048 bytes — explica Roni Moreira, diretor executivo da empresa certificadora DocCloud.

Martins, da Receita, alerta que o cartão ou o token do certificado jamais pode ser entregue ao contador. Ele fica com o empresário. O certificado é pessoal e intransferível. Entregá-lo é o mesmo que dar o cartão do banco e a senha a uma outra pessoa, explica.

O subsecretário da Receita afirma que a empresa que ainda não tiver com o certificado em mãos nos próximos dias terá como honrar suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e trabalhistas. Para isso, será preciso fazer uma procuração eletrônica em favor do contador para que ele envie os dados com o seu certificado pessoal ou da empresa de contabilidade.

Leonardo Gonçalves, diretor da Certisign, diz que a adesão dos empresários tem sido bastante interessante, não só por causa da obrigatoriedade, mas também devido à agilidade e à redução de custos proporcionada pelo certificado, que permite operações bancárias e emissão de certidão negativa, por exemplo. E ele espera uma aumento da procura nos próximos dias.

— Já percebemos um aumento, que deve se intensificar na primeira semana de julho. Mas o brasileiro deixa tudo para a última hora. Esperamos um aumento de 10% ao longo do mês frente a igual período do ano passado.

O custo do certificado varia de R$ 135 a R$ 515, dependendo do tipo de certificado e do tempo de validade. O mais comprado por pequenas e médias empresas custa cerca de R$ 200. Para facilitar a aquisição, as empresas estão fazendo promoções e oferecendo parcelamentos em até 12 vezes sem juros no cartão de crédito.

Empresários reclamam

Josias Pereira, da Licitus Contabilidade, ressalta a importância do certificado digital para as tarefas do contador, desde o acesso ao extrato do FGTS à desvinculação de um funcionário. O processo, no entanto, esbarra no custo e na falta de divulgação no caso dos pequenos empresários. Dependendo do tipo de certificado que o cliente precisa, Pereira conta que é inviável o orçamento, gerando prejuízo inclusive para a execução do serviço dos escritórios de contabilidade.

— Essa obrigatoriedade acaba trazendo transtorno para as empresas de pequeno porte. Há um certificado próprio a pequenas e médias que mesmo assim é custoso. Não é nem uma questão de prazo. É que a receita é baixa, o lucro é baixo, e alguns clientes não entendem a necessidade. Acham que o governo está cobrando mais, jogando o custo para o empregador, e que nós contadores temos que achar uma alternativa por ser inviável. Quando dizemos que não há, questionam até mesmo a gente — ressalta Pereira.

Sem o certificado obrigatório, diz o contador, não há como realizar tarefas que os clientes pedem. Um transtorno para colocar em dia as declarações dos benefícios e dos encargos trabalhistas. Na empresa em que trabalha, os microempresários, de faturamento baixo ou mediano, são maioria. E a maior parte deles ainda não conta com o documento. Muitos sequer sabem do que se trata ou que precisam dar entrada no processo. A divulgação, para ele, por ser discreta, acaba restrita ao meio contábil. Coube a Pereira e seus colegas “iniciar a cobrança em 99,9% dos casos, para evitar problemas futuros”.

— A maioria não tinha certificado até pela própria burocracia, que exige validação presencial. O empresário no Brasil trabalha muito, não tem muito tempo. Além disso, vi outra dia uma certificadora exigir duas identificações senão não faria o serviço. Como é um processo em paralelo ao trabalho, o empregador chega lá e é impedido pela burocratização da documentação necessária. Nisso, ele vai empurrando com a barriga.

A Receita Federal e as certificadoras afirmam que a presença do responsável pela empresa é indispensável para garantir a transparência e segurança do processo. Além disso, comparam a a exigência a uma ida a um cartório, que também é cobrada para determinados procedimentos.

— A visita ao posto de certificação é como um procedimento autenticação no cartório. E todas as empresas tiveram de assinar um contrato em cartório. Tenho certeza de que vão conseguir emitir o certificado — defende Martins, da Receita.

Falta de clareza

Outro problema em relação ao certificado digital é a falta de clareza em relação a seu uso, os modelos necessários em cada caso e as exigências de emissão de cada um.

— O empresário não entende porque tem que ir a até a certificadora. Também não entende que o certificado é um documento eletrônico que poupa tempo e é mais seguro. Quando ele entende tudo isso percebe que o rigor é importante — explica Claudia Tazitu, diretora de certificação da Serasa Experian.

Roberta Ezar, sócia de tecnologia para impostos da EY (Ernst & Young), elogia as exigências para a emissão do certificado, mas critica a falta de informações sobre como emitir e as particularidadees de cada caso:

— Na forma como foi construído, é difícil burlar o sistema, que é bem confiável. No México, por exemplo, onde não há certificação, há muitos casos de fraude. Um documento é enviado e pode ser alterado. Aqui, com a certificação, qualquer alteração invalida a autenticidade do documento. O ruim é que, em alguns casos, pode-se utilizar uma procuração para fazer o certificado. Em outros, não. Às vezes, por causa disso, o empresário acaba perdendo prazos.

A certificação de Carlos Roberto Silva, um dos clientes de Pereira, expirou recentemente. Há um ano, ele soube que o certificado seria obrigatório e se adiantou. Sua empresa, a CRS Construções, assina a carteira de sete funcionários. Em cerca de um mês, já estava com o processo concluído. Uma tramitação, segundo ele, de que não tem o que reclamar.

— No início, dá trabalho. É um custo, é verdade, mas depois traz benefícios na estrutura financeira. O certificado foi um facilitador para mim que sou prestador de serviço, para meus empregados e para os meus clientes, que recebem a nota fiscal por e-mail, mais organizada. Compensou em agilidade e satisfação.

Silva não considerou a burocracia pesada e comemora o fato de hoje não precisar preencher tantos documentos à mão. Outra vantagem, diz, é a possibilidade de verificar informações pela internet para ter uma noção de quanto pagará em impostos e para acessar os dados de algum CNPJ ou CPF para quem precise emitir nota na hora.

A exigência é nacional e isso significa que mesmo empresas de pequeno porte do interior terão de se adequar à regra. As principais certificadoras têm pontos de atendimento em todos os estados brasileiros, mas reconhecem que não estão em todos os municípios. E lembram que oferecem o serviço de visita ao empresário. Só que isso tem um custo. E não é nada barato: num grande centro sai em média a R$ 250.

Para Paulo Henrique Barbosa Pêgas, professor de contabilidade tributária do Ibmec/RJ e contador do BNDES, o pequeno empresário não entende o que é a certificação:

— Ele entende é do seu negócio e acha o modelo de cobrança de tributos desorganizado e complexo, sendo mais um elemento que dificulta o desenvolvimento dos pequenos negócios.

Momento não é propício 

Pêgas também ressalta que o momento econômico não é o mais adequado para a imposição de exigências aos empresários. O cenário atual, afirma, pede uma reforma tributária efetiva, simplificando um modelo tributário arcaico, prolixo e que não incentiva o empreendedorismo.

— Pena que a grande maioria da população brasileira fique indiferente ao tema, pois a pressão popular por uma mudança no modelo tributário iria obrigar nossos representantes a priorizar o tema, no meu entender fundamental para tornar o Brasil um país efetivamente forte.

Se os empresários reclamam, pelo menos em um primeiro momento, as certificadoras só têm a comemorar. O mercado cresceu 39,8% no ano passado frente a 2014. A DocCloud se peraparou para o aumento da procura e espera um crescimento de 70% em julho. A Certisgn espera uma alta de 10%. Já a Serasa Experian acredita que haverá um aumento, mas não o quantificou.

Antonio Cangiano, diretor executivo da Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), que representa empresas que detêm 80% do mercado, diz que quase 5 milhões de empresas no país estão no Simples.

— Há 7 milhões de certificados ativos. São 4,5 milhões de pessoas jurídicas e 2,5 milhões de pessoas físicas. Há quase 5 milhões de empresas dentro do Simples — afirma. — É uma facilidade induzida pelo governo. O objetivo é deixar mais público, de uso geral. Há 15 anos a certificação digital está no país e isso começou com a nota fiscal eletrônica.